Companii și departamente
Documente de la furnizori și parteneri, verificări interne, clarificări și exporturi.
Platformă de colectare și gestionare a documentelor pentru firme, instituții, cabinete de avocatură, organizații și echipe din diverse domenii. Portaluri pe roluri, OCR, aprobare, clarificări și istoric de audit. Disponibilitate în cinci limbi; e-Factura este o opțiune pentru România.
DocFlow Intake ajută organizațiile să organizeze documentele primite de la clienți, parteneri, furnizori sau solicitanți. Persoanele externe pot încărca documente printr-un portal dedicat, iar echipele responsabile le primesc organizate, cu OCR asistat. Administratorii păstrează vizibilitatea asupra întregului flux.
Interfață simplă pentru clienți. Nu necesită cunoștințe tehnice. Clienții pot încărca facturi, chitanțe, bonuri fiscale, PDF-uri, fotografii și alte documente solicitate de organizație.
Interfață de lucru pentru echipa desemnată. Documentele sunt organizate după solicitant, categorie și status, iar câmpurile propuse prin OCR pot fi verificate și corectate de operator.
Control complet asupra sistemului. Administratorul gestionează utilizatorii și echipele, configurează regulile de clasificare și urmărește fluxul de documente al organizației.
DocFlow Intake aplică OCR automat pe fiecare document încărcat, extrage câmpurile relevante și le prezintă operatorului pentru verificare. Calitatea extracției depinde de calitatea documentelor, dar sistemul funcționează cu scans, fotografii și fișiere digitale native.
Câmpurile extrase sunt prezentate alături de documentul original, astfel că operatorul poate verifica rapid și corecta dacă e necesar — fără a pierde timp cu transcriere manuală.
Calitatea extracției OCR depinde de calitatea documentelor încărcate. Sistemul indică nivelul de încredere pentru fiecare câmp extras.
Operatorul verifică documentul și câmpurile extrase, confirmă corectitudinea și marchează ca aprobat. Documentul este înregistrat în sistem cu data și autorul verificării.
Documentul nu corespunde cerințelor (duplicat, ilizibil, greșit). Operatorul specifică motivul respingerii, iar clientul este notificat automat să reîncarce documentul corect.
Documentul necesită informații suplimentare. Operatorul trimite o cerere de clarificare cu întrebări specifice, iar clientul poate răspunde direct din portalul său.
DocFlow Intake păstrează un istoric imutabil al tuturor acțiunilor din sistem. Știi exact cine a văzut, aprobat sau respins fiecare document, la ce oră și cu ce motiv.
Util pentru organizații care au nevoie de trasabilitate, responsabilități clare și evidența deciziilor pentru verificări interne. Cerințele legale specifice fiecărei țări trebuie evaluate separat.
Exportă datele documentelor în formate structurate CSV și JSON, pentru prelucrare ulterioară sau integrări stabilite în proiect.
Pentru utilizatorii din România, modulul poate pregăti fișiere e-Factura în format XML UBL. Nu include transmiterea directă către autorități.
Generare rapoarte PDF cu sumar de documente pe perioadă, status, client și tip — pentru arhivare sau prezentare la client.
Exemple de utilizare posibile, adaptabile prin configurare sau dezvoltare; nu reprezintă integrări sectoriale deja certificate.
Documente de la furnizori și parteneri, verificări interne, clarificări și exporturi.
Colectarea documentelor de la clienți, urmărirea documentelor lipsă și istoricul acțiunilor.
Primirea documentelor și repartizarea către echipe. Cerințele de conformitate, accesibilitate și achiziții trebuie validate înainte de implementare.
Utilizare în cinci limbi: configurația multilingvă poate fi discutată la demonstrație; lista limbilor și acoperirea traducerilor se confirmă pentru fiecare instalare.