Platformă avansată de colectare, procesare și gestionare a documentelor contabile. Portal client, portal contabil, admin panel, OCR, flux de aprobare și suport e-Factura/ANAF.
DocFlow Intake rezolvă problema centrală a oricărei firme de contabilitate din România: colectarea dezorganizată a documentelor de la clienți. Clienții încarcă documentele dintr-un portal dedicat, contabilii le primesc organizate cu OCR aplicat automat, și administratorii au control deplin asupra întregului flux.
Interfață simplă pentru clienți. Nu necesită cunoștințe tehnice. Clienții pot încărca facturi, chitanțe, bonuri fiscale, PDF-uri, fotografii și orice alte documente solicitate de contabil.
Interfața principală de lucru. Documentele apar organizate pe client și perioadă, cu câmpurile OCR extrase și gata pentru verificare. Contabilul poate acționa rapid pe fiecare document.
Control complet asupra sistemului. Administratorul gestionează clienții, contabilii, configurează regulile de clasificare și are vizibilitate pe tot fluxul de documente din firmă.
DocFlow Intake aplică OCR automat pe fiecare document încărcat, extrage câmpurile relevante și le prezintă contabilului gata verificate. Calitatea extracției depinde de calitatea documentelor, dar sistemul funcționează cu scans, fotografii și fișiere digitale native.
Câmpurile extrase sunt prezentate alături de documentul original, astfel că contabilul poate verifica rapid și corecta dacă e necesar — fără a pierde timp cu transcriere manuală.
Calitatea extracției OCR depinde de calitatea documentelor încărcate. Sistemul indică nivelul de încredere pentru fiecare câmp extras.
Contabilul verifică documentul și câmpurile extrase, confirmă corectitudinea și marchează ca aprobat. Documentul este înregistrat în sistem cu data și autorul verificării.
Documentul nu corespunde cerințelor (duplicat, ilizibil, greșit). Contabilul specifică motivul respingerii, iar clientul este notificat automat să reîncarce documentul corect.
Documentul necesită informații suplimentare. Contabilul trimite o cerere de clarificare cu întrebări specifice, iar clientul poate răspunde direct din portalul său.
DocFlow Intake păstrează un istoric imutabil al tuturor acțiunilor din sistem. Știi exact cine a văzut, aprobat sau respins fiecare document, la ce oră și cu ce motiv.
Ideal pentru firme de contabilitate care au nevoie de trasabilitate pentru audituri interne, clienți exigenți sau inspecții ANAF.
Exportă datele extrase din documente în formate structurate, gata pentru import în sistemele de contabilitate — Saga, WinMentor, SmartBill și altele.
Suport pentru procesarea facturilor electronice în format e-Factura (XML UBL) și pregătirea documentelor pentru depunere prin sistemul ANAF SPV.
Generare rapoarte PDF cu sumar de documente pe perioadă, status, client și tip — pentru arhivare sau prezentare la client.